Бланк Документа И Их Виды
Кадровому работнику в своей работе постоянно приходится сталкиваться с бланками. Какие виды бланков может использовать организация (в чем отличие федеральных органов исполнительной власти от остальных организаций в этом вопросе)? Какими нормативными документами руководствоваться? Как и где нумеровать бланки при их типографском изготовлении, кто за что отвечает?
Что делать с 'электронными шаблонами' документов? Какие журналы учета вести? Под бланком документа всегда понимается лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенными постоянными реквизитами документа и площадью (местом), предусмотренной для оформления его переменных реквизитов. Бланки стали широко применяться уже с 60-х годов XIX.
В связи с развитием и удешевлением типографской печати. Но главной причиной появления бланков является развитие формуляра текстового документа: фактически к началу XIX. Каждый реквизит отделяется от текста и получает свое, закрепленное за ним место на листе бумаги. В любом документе реквизитом, который должен быть оформлен и который может быть воспроизведен заранее, является наименование автора документа (обозначен цифрой 1 в Примерах 1, 2 и 3). Поэтому действующий в настоящее время (в 2014 г. ожидаем его новую редакцию) ГОСТ Р 51141-98 'Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения' установил следующее определение: 'Бланк — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа'.
Документ: понятие и виды. Используются бланки документов. Виды документов и их.
Подобное определение дает и современный словарь 'Управление документами. Термины и определения', подготовленный ВНИИДАД (М., 2013): 'Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа'. Применение бланков, требования к форматам бумаги, типы и виды бланков основных видов управленческих документов в настоящее время закрепляются: — Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от N 477 с изменениями (далее — Правила делопроизводства); — Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от N 76 (далее — Методические рекомендации); — ГОСТом Р 6.30-2003 'Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов'.
Согласно пункту 5 раздела III Правил делопроизводства документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 или A5 либо в виде электронных документов (по электронным шаблонам) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Методические рекомендации предусматривают использование следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти: — бланк приказа; — бланк распоряжения; — бланк указания; — бланк постановления; — бланк протокола; — бланк письма федерального органа исполнительной власти; — бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти); — бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа). При необходимости могут разрабатываться, утверждаться и использоваться бланки и других видов, разновидностей документов.
В данном перечне Методические рекомендации, к сожалению, не разделяют бланки по типам и видам. Но на практике это делать необходимо, прежде всего — для управления применением электронных шаблонов документов, создаваемых в системах электронного документооборота (СЭД). Если организация не является государственным органом или органом местного самоуправления, которые руководствуются Методическими рекомендациями в обязательном порядке, то она может основываться на общих требованиях к типам и видам бланков по ГОСТу Р 6.30-2003 и проектировать их так, как рекомендуется в Таблице. Одним из критериев эффективности применения бланков, изготавливаемых в бумажной форме типографским способом, является частота их использования. Сформировался следующий критерий: изготовление бланка типографским способом экономически оправдано, если он применяется для составления и оформления документа чаще, чем 100 раз в год.
В современных условиях применения бланков — электронных шаблонов критерий экономической эффективности продолжает действовать, но расчет делается иначе. Основной критерий: экономия ценного ресурса организации — рабочего времени сотрудников, которое затрачивается на составление документов.
Единственное, мне кажется, что кто то все-таки дернул USB и порт на АТСке оторвал. Сейчас паяю СОМ кабель. Так что скоро отпишусь об успехах. Вообще порт отремонировать на АТСке возможно? В указанном месте отсутствуют сведения об оборудовании.
Конкретные нормативы и критерии пока не регламентированы на общегосударственном уровне, но известно, что на составление документа по форме (особенно с типовым текстом, который заранее включен в бланк) требуется в 3-4 раза меньше времени, чем на составление и оформление индивидуального документа, не имеющего бланка и установленной формы. Учет бланков необходим для обеспечения правовой, доказательной функции документа в аспекте его носителя — бумажного или электронного — с целью защиты информации и самого документа, обеспечения его аутентичности и целостности. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов (типографским способом в бумажной форме) рассматривается в п. 3.8.2 Методических рекомендаций. В целом можно согласиться с рекомендацией о передаче этой работы в зону ответственности административно-хозяйственной службы организации, которая заказывает необходимые тиражи бланков в типографии, причем проводит торги и выбор поставщика, а в службу делопроизводства передает уже готовые тиражи по Журналу учета поступления бланков (в целом в организацию).
Такой журнал может быть переходящим и существовать в организации в течение длительного времени, т.к. В последней его графе предусматриваются в качестве объекта учета номера очередной серии поступивших из типографии бланков.
Типы, виды, количество экземпляров, номера бланков при необходимости их типографского нанесения в момент печати определяются руководителем организации по согласованию с отделом кадров, службой делопроизводства и пр. Но очень часто в целях экономии и защиты сведений о порядке учета бланков организации отказываются от нанесения номеров в типографии.
Бланки Документов И Их Виды Реферат
В этом случае, получив тираж, служба делопроизводства на каждом бланке механическим нумератором проставляет его порядковый номер (на нижнем поле на оборотной или даже лицевой стороне листа бумаги), используя 5- или 6-значное число, но начиная не с первого номера (00001), а с условного десятого или сотого номера (00010 или 00100) в каждой новой серии. В настоящее время бланки документов (в первую очередь бланк письма) рассматриваются в качестве элементов 'фирменного стиля' организации, их форма, шрифт, цвет закрепляются в соответствующей книге фирменного стиля (brand book). В типографии заказывается, как правило, только бланк письма как самый представительный (и дорогой). И если нумерация бланков предусматривается в заказе типографским способом, то для уменьшения стоимости их изготовления проставление номеров допускается на нижнем поле на лицевой стороне листа бумаги.
Учет бланков необходимо осуществлять по видам применяемых бланков в аспекте учета носителя, т.е. Материального объекта, имеющего идентификационный номер. Рекомендуем вести несколько журналов выдачи бланков и включать их в номенклатуру дел в качестве 'переходящих' дел. Так, следует иметь: — прежде всего Журнал учета выдачи бланков письма (Пример 5), — а при необходимости — Журнал учета выдачи общих бланков (если они применяются для издания распорядительных документов), Журнал учета выдачи бланков доверенностей (если разработаны специальные бланки с элементами защиты) и т.п.
Номер бланка Дата выдачи Структурное подразделение Должность, Ф.И.О. Лица, получившего бланк Личная подпись Отметка о возврате / Примечание 00110 Отдел кадров Инспектор Филина О.И. Филина 00111 АХО Специалист Иванов И.А. Иванова 00112 Отдел кадров Инспектор Семенова Е.С. Семенова Возврат испорченного бланка При видовом учете бланков форма журнала может быть такой, как показана в Примере 5. То есть в боковике табличной формы журнала оформляется не вид бланка, а его порядковый номер как номер носителя. При выдаче сразу нескольких бланков (рекомендуется выдавать не более 10 единовременно) номера в журнале объединяются фигурной скобкой и заполняется одна строка о выдаче соответствующих номеров бланков.
Общий Бланк Документа
Испорченные бланки, которые подлежат возврату в отдел кадров, уничтожаются комиссией по акту, основанием для оформления которого будут являться журнал учета бланков соответствующего вида и записи в нем. При необходимости на базе приведенной в Примере 5 формы журнала учета выдачи бланков письма может быть организован учет применяемых видов бланков в электронных журналах (таблицах Word, Excel или базе данных), поскольку организации (особенно небольшие) изготавливают документы при помощи компьютера и принтера без применения типографских бланков. В этом случае помимо даты и номера самого документа, изготовленного на основе утвержденного 'электронного шаблона' (например, Normal.dot), его идентификацию после распечатывания может обеспечить порядковый номер носителя, проставляемый секретарем вручную одновременно с датой и номером (регистрационным индексом). Порядковый номер носителя может быть включен как дополнительный реквизит (дополнительная графа) просто в журнал регистрации документов. Такой способ защиты документа и обеспечения его аутентичности применяется в процессе переписки с вышестоящими органами, переписки с гражданами (включая претензионную переписку с клиентами — физическими лицами и работниками), в процессе выдачи доверенностей и т.п. ситуациях, когда необходимо предпринимать сознательные усилия по обеспечению правовой, доказательной функции документа. И, наконец, учет бланков может осуществляться и должен быть настроен автоматически в информационной системе / системе электронного документооборота, если в ней предусматривается создание документов в статусе электронных оригиналов.
Обращаем внимание, что бланк документа, существующий в бумажной форме, и бланк, представляющий собой 'электронный шаблон', должны быть идентичны по составу реквизитов, их оформлению и расположению на листе бумаги. Для обеспечения этой идентичности 'электронный шаблон' также должен быть утвержден как форма для просмотра и форма для печати (утверждается постоянный состав реквизитов и площади, на которых будут оформляться переменные реквизиты или переменные части текста).
Обычно формы для просмотра и формы для печати вместе с 'входными' формами утверждаются в составе положения о применяемой в организации СЭД или в составе ее технического описания. Если такая функциональность реализуется в процессе разработки СЭД, то заранее, на стадии технического задания, разрабатывается механизм обеспечения автоматического, системного учета бланков. В пределах каждого регламентированного документопотока в обязательном порядке настраивается счетчик бланков (n + 1 — при использовании утвержденного 'электронного шаблона' для создания очередного документа конкретной разновидности). Некоторые организации предусматривают также настройку в информационной системе / СЭД еще одного обязательного счетчика — счетчика печати бумажных копий электронных документов, созданных с использованием 'электронного бланка', если разрешено изготовление его бумажных копий. При изготовлении бумажной копии электронного документа на его нижнем поле, преимущественно в правом углу, на лицевой стороне первого (или каждого) листа, автоматически печатаются порядковый номер бланка (пять или более знаков) и порядковый номер распечатанной копии (преимущественно три знака). Подобный учет бланков позволяет исключить случаи фальсификации документов, созданных в электронной форме. В конце 2013 г., например, имел место случай рассылки фальсифицированного электронного документа от имени одного из департаментов Правительства Москвы о срочном снятии щитов с рекламой социального характера.
А ранее стала известной публикация информации на основе фальшивого электронного документа об освобождении от должности руководителя одной из госкорпораций. Практику идентификации носителя информации в целях защиты документа (его аутентичности и целостности) рекомендуем учесть при работе с формами первичных учетных документов.
Бланки Документов И Их Виды
В соответствии с ч. 4 ст. 9 вступившего в силу с Федерального закона от N 402-ФЗ 'О бухгалтерском учете' руководитель организации — экономического субъекта должен утверждать формы первичных учетных документов своей организации. Для документирования стандартных кадровых процедур (приема, перемещения (постоянного перевода), увольнения, отпуска) в большинстве организаций утверждены в качестве применяемых унифицированные формы документов, относящиеся к унифицированной системе первичной учетной документации, поскольку именно эти формы 'подгружены' в самую распространенную бухгалтерскую информационную систему '1С:'. Часть приказов по личному составу, оформляемых по унифицированным формам первичной учетной документации (по формам с индексами N Т-1, N Т-5 при переводе на другую постоянную работу, N Т-8, N Т-11), имеет срок хранения 75 лет.
Разновидности этих приказов, как правило, оформляются в бумажной форме (распечатываются из системы в бумажном виде, подписываются собственноручной подписью руководителя, работник знакомится с приказом, проставляя собственноручную подпись). Кроме кодов утвержденных форм (по ОКУД и по локальному классификатору организации), которые используются для идентификации документов, подобные приказы могут быть идентифицированы в аспекте носителя информации ('электронного шаблона' / электронного бланка или формы). С помощью соответствующих счетчиков бланков, которые использованы для создания конкретных документов (раздельно по каждой утвержденной форме), обеспечивается защита носителя информации, а также в целом — идентификация и защита документа как материального объекта. Часть приказов по личному составу (формы с индексами N Т-6, N Т-7, N Т-9, N Т-10 и N Т-5 при временном переводе) имеет срок хранения 5 лет. Эти разновидности приказов могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью в порядке, установленном руководителем организации. С помощью электронной подписи может также осуществляться ознакомление работников с приказами подобной разновидности, если этот порядок регламентирован в организации. Дополнительную идентификацию и защиту информации электронного документа обеспечит счетчик бланков / счетчик использованных 'электронных шаблонов'.
Если регламентирующие документы предусматривают изготовление бумажных копий электронных приказов данных разновидностей, то помимо счетчика бланков в информационной системе должен быть настроен и счетчик печати копий, если разрешено их изготовление. В целом организацию работы с бланками и их учет рекомендуется в настоящее время регламентировать не в общей инструкции по делопроизводству (достаточно просто указания, что тот или иной документ оформляется на бланке или по электронному шаблону), а в специальном документе — правилах или регламенте работы с бланками документов организации.
Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации. Бланк документа – это, прежде всего, набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.
Оформление бланков должно соответствовать правилам, установленными государственными (национальными) стандартами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются: – ГОСТ 9327–60 на формат бумаги; – ГОСТ 6861–73 на ее качество; – ГОСТ 8274–78 на шаг письма, т.е. Размер символов и пробелов между ними. Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлен ГОСТом 6.30–2003 'Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов'.
Бланки могут быть изготовлены на листах бумаги форматов А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на листах бумаги форматов А3 (297 × 420 мм), которые могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы).
На листах бумаги формата А6 (105 × 148 мм) и А7 (74 × 105 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюций (поручений), карточек. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого, кремового или другого светлого тона.
Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, желательно белого цвета. При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТу 3489.2–71, ГОСТу 3489.6– 71, ГОСТу 3489.10-71 и ГОСТу 3489.33-72. Для оформления реквизита 'Наименование организации' допускается применять рисовальные шрифты от 6-го до 24-го кегля.
В ГОСТе 6.30–2003 указывается, что на бланках левое поле (поле подшивки) должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм. Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или компьютерной техники. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией строгой отчетности.